ดูเก่งภาษาและโปรยิ่งกว่ากับ 5 เทคนิคเขียน Email ภาษาอังกฤษขั้นเทพ!
การเขียน Email ภาษาอังกฤษสำคัญเป็นอย่างมากสำหรับวัยทำงาน ยิ่งเมื่อทำงานอยู่ในองค์กรต่างชาติ หรือต้องดีลกับฝ่ายต่างประเทศแล้ว ก็ยิ่งต้องเขียนอีเมลธุรกิจให้ดูเป็นมืออาชีพเพื่อช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและสร้างความน่าเชื่อถือให้กับตัวผู้เขียนเอง
และแม้ว่าการเขียนอีเมลจะไม่ต้องใช้ภาษาทางการเหมือนการเขียนจดหมายทั่วไปล่ะก็ แต่เพื่อน ๆ ก็ต้องใช้ภาษาที่ดูโปร จะได้รักษาภาพลักษณ์ของตัวเองและบริษัทไว้ได้อย่างดีค่ะ ดังนั้นเรามาดูกันเลยดีกว่าว่าต้องเขียน Email ภาษาอังกฤษแบบไหนถึงจะดูเก่งภาษาและดูดีแบบมืออาชีพมากขึ้น!
1. เขียนทักทายก่อนเสมอ
ขั้นตอนแรกของการเขียน Email ภาษาอังกฤษก็คือ การกล่าวทักทาย ซึ่งสามารถเขียนได้หลายรูปแบบด้วยกัน ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของผู้เขียนและผู้รับค่ะ แล้วก็อยู่ที่ว่าน้ำเสียงในอีเมลเป็นทางการมาก-น้อยเพียงใด เช่น
1.1 สำหรับผู้รับที่รู้จักกันระดับหนึ่ง ใช้คำว่า Dear (เดียรฺ)
Dear + ชื่อ + , (คอมม่า) เช่น
Dear John, (เดียรฺ จอน)
Dear Sara, (เดียรฺ แซเหรอะ)
Dear David, (เดียรฺ เดวิด)
1.2 สำหรับผู้รับที่ไม่ได้สนิทกัน ใช้คำว่า Dear (เดียรฺ)
Dear + Mr./Mrs./Ms + surname (นามสกุล) + , (คอมม่า) เช่น
Dear Mr. Smith, (เดียรฺ มิสเตอรฺ สมิธฺ)
Dear Mrs. Nelson, (เดียรฺ มิสซิส เนลซึน)
Dear Ms Jones, (เดียรฺ มิส โจนสฺ)
1.3 สำหรับผู้รับที่ค่อนข้างสนิท ใช้คำว่า Hi/Hello/Hey (ฮาย/เฮโล/เฮ)
Hi/Hello/Hey + ชื่อ + , (คอมม่า) เช่น
Hi Anne, (ฮาย แอนฺ)
Hello Joshua, (โจ ชัว)
Hey Chris, (เฮ คริสฺ)
1.4 สำหรับผู้รับที่ไม่เฉพาะเจาะจง หรือไม่รู้ชื่อผู้ติดต่อ (กรณีติดต่อบริษัทหรือองค์กร)
Dear + Sir/Madam + , (คอมม่า) เช่น
Dear Sir/Madam, (เดียรฺ เซอรฺ/แมเดิม)
To whom it may concern + , (คอมม่า) เช่น
To whom it may concern, (ทู ฮูม อิทฺ เมยฺ เคินเซิน)
2. อย่าลืมกล่าวขอบคุณ
หากกำลังตอบกลับ Email ลูกค้า ให้เริ่มต้นอีเมลด้วยการกล่าวขอบคุณทันที เช่น ถ้าลูกค้าส่งอีเมลมาสอบถามเกี่ยวกับบริษัท ก็สามารถตอบได้ดังนี้
Thank you for contacting XYZ Company.
(แธ้งคยู ฟอรฺ คอนแท็คทิ่ง เอ็กซฺ วาย ซี/เซ่ด คัมเพอะนี)
ขอบคุณที่ติดต่อบริษัท เอ็กซ์วายซี นะคะ/ครับ
หรือถ้ามีคนส่งอีเมลกลับก็อย่าลืมขอบคุณก่อนกล่าวถึงประเด็นถัดไปด้วย จะได้สุภาพมากขึ้น เช่น
Thank you for your prompt reply.
(แธ้งคยู ฟอรฺ ยัวรฺ พรอมพฺทฺ รีพลาย)
ขอบคุณที่ตอบกลับเราอย่างรวดเร็วนะคะ/ครับ
Thanks for getting back to me.
(แธ้งคฺสฺ ฟอรฺ เก็ททิ่ง แบ็คฺ เทอ มี)
ขอบคุณที่ตอบกลับอีเมลดิฉัน/กระผมนะคะ/ครับ
3. บอกวัตถุประสงค์ในการเขียนอีเมล
หากไม่ใช่การตอบกลับอีเมล แต่เป็นการเริ่มเขียน Email ภาษาอังกฤษฉบับใหม่ขึ้นมา ก็ให้เริ่มเขียนอีเมลด้วยการบอกวัตถุประสงค์ในการติดต่อ เช่น
I am writing to enquire about…
(ไอ แอม ไร้ทิ่ง เทอ อินไควเออรฺ เออะเบาทฺ…)
ดิฉัน/กระผมเขียน (อีเมลฉบับนี้) เพื่อสอบถามเกี่ยวกับ…
I am writing in reference to…
(ไอ แอม ไร้ทิ่ง อิน เรฟเฟอเหริ่นซฺ เทอ…)
ดิฉัน/กระผมเขียน (อีเมลฉบับนี้) เพื่อสอบถามเกี่ยวกับ…
ข้อสังเกต:
***ในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ เราจะไม่ย่อ I am เป็น I’m นะคะ เพื่อคงความเป็นทางการไว้
***แต่ถ้าเป็นอีเมลถึงคนที่สนิทสามารถย่อ I am เป็น I’m ได้ค่ะ
บอกถึงจุดประสงค์ในการเขียนอีเมลให้ชัดเจน จากนั้นก็ค่อยเขียนถึงเนื้อเรื่อง แต่จำไว้นะคะว่า เราไม่ควรเขียนอีเมลที่ยาวจนเกินไป ให้เขียนชัดเจน สั้นกระชับ และได้ใจความไว้ เพราะยังไงคนอ่านก็อยากเข้าถึงประเด็นได้เร็วโดยไม่ต้องเสียเวลาค่ะ
นอกจากนี้ก็อย่าลืมระวังเรื่องการสะกดคำ แกรมมา และเครื่องหมายวรรคตอนต่าง ๆ ด้วยนะคะ อย่าลืมค่ะว่าต้องดูโปรและรักษาภาพลักษณ์บริษัท
4. ขอบคุณก่อนปิดท้าย
ก่อนจบอีเมล อย่าลืมกล่าวขอบคุณอีกครั้งเพื่อความสุภาพนะคะ แล้วก็เขียนคำขอบคุณสวย ๆ ดังนี้ค่ะ
Thank you for your patience and cooperation.
(แธ้งคยู ฟอรฺ ยัวรฺ เพชึนสฺ แอนดฺ โคออเพอเรชึน)
ขอบคุณที่ให้ความร่วมมือและอดทนรอนะคะ/ครับ
Thank you for your consideration.
(แธ้งคยู ฟอรฺ ยัวรฺ เคินซิเดอเรชึน)
ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณค่ะ/ครับ
จากนั้นก็ตามด้วย
If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. และ
(อิฟฺ ยู แฮฟ เอนิ เควสชึนสฺ ออรฺ เคินเซินสฺ, โดนทฺ เฮสิเททฺ เทอ เล็ทฺ มี โนวฺ)
หากคุณมีข้อสงสัยหรือข้อกังวลใด ๆ อย่าลังเลที่จะแจ้งดิฉัน/กระผม
I look forward to hearing from you.
(ไอ ลุคฺ ฟอเวิด เทอ ฟอเวิด เฮียริง เฟริม ยู)
ดิฉัน/กระผมหวังว่าจะได้รับคำตอบจากคุณนะคะ/ครับ
ข้อสังเกต:
***look forward to + V(ing)/Noun เสมอ
ตัวอย่าง
I always look forward to seeing you.
(ไอ ออลเวยฺสฺ ลุคฺ ฟอเวิด เทอ ซีอิง ยู)
ฉันตั้งหน้าตั้งตารอที่จะพบเธอเสมอ
Jane is looking forward to her holidays.
(เจน อิสฺ ลุคคิ่ง ฟอเวิด เทอ เฮอ ฮอลิเดยฺสฺ)
เจนกำลังตั้งตาคอยวันหยุดของเธอ
5. จบอีเมลให้สวย
Best regards, + ชื่อ (ในบรรทัดถัดไป)
Sincerely, + ชื่อ (ในบรรทัดถัดไป)
Thank you, + ชื่อ (ในบรรทัดถัดไป)
แต่ถ้าต้องการเขียนอีเมลหาเพื่อนหรือคนสนิท สามารถปิดได้ด้วย
Best wishes, + ชื่อ (ในบรรทัดถัดไป)
Cheers, + ชื่อ (ในบรรทัดถัดไป)
จบแล้วนะคะกับ 5 เทคนิคเขียน Email ภาษาอังกฤษให้ดูโปร แต่อย่าลืมนะคะว่าก่อนส่ง เพื่อน ๆ จะต้องอ่านทวนอีกรอบเพื่อดูการสะกดคำและแกรมม่า จะได้แน่ใจว่าอีเมลที่จะส่งนั้นพร้อมที่จะออกสู่สายตาคนอ่านจริง ๆ เท่านี้เพื่อน ๆ ก็จะเขียน Email ภาษาอังกฤษได้เหมือนมืออาชีพและดูดีในสายตาคนรับแล้วล่ะค่ะ
